Linee guida per la rendicontazione dei dati di benchmark storico

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Rendicontazione dei Ricavi da camere

Negli importi relativi ai Ricavi da camere rendicontati a STR devono essere inclusi esclusivamente i ricavi generati dall’affitto delle camere.

I ricavi generati dalla ristorazione o da altre fonti, tra cui le componenti “ricavi extra camere” delle tariffe pacchetto, devono essere esclusi dai Ricavi da camere rendicontati a STR. I Ricavi da camere dichiarati a STR devono essere al netto di sconti, rimborsi, riduzioni, sovrapprezzi e imposte. Di seguito, sono riportate in dettaglio le componenti da includere o da escludere dai Ricavi da camere rendicontati a STR.

STR tiene traccia delle componenti Ristorazione e Altri ricavi per gli hotel che partecipano al programma Segmentazione di STR (v. Definizioni del programma di segmentazione).

Includere: Image

Escludere:  Image

No-show Ricavi derivanti da un ospite transitorio o parte di un gruppo che ha garantito personalmente il pagamento per la prenotazione di una camera, ma non ha cancellato la prenotazione prima dell'arrivo né ha occupato la camera. Le camere No show non sono conteggiate come camere vendute. Nota: l’applicazione di una penale per mancata presentazione può essere discrezionale e basata sulla buona volontà o sulla fidelizzazione dell’ospite. L’applicazione di tale penale è dovuta in genere alla limitata capacità della struttura di rivendere la camera garantita in una “finestra di prenotazione” nulla. Per chiarezza, i ricavi derivanti dal minimo garantito (cancellazione) di gruppi e dalle cancellazioni di ospiti transitori dopo la data limite e prima dell'arrivo sono inclusi nelle Penali per minimo garantito e nelle Penali per cancellazione tra i Proventi vari (Prospetto 4) anziché nei Ricavi da camere o negli Altri ricavi da camere. Supplementi e costi del servizio (struttura nelle vesti di committente) Comprendono generalmente tutti i costi obbligatori, convenzionali, non discrezionali o di altro tipo automaticamente aggiunti al conto del cliente in relazione al servizio o all’uso di una struttura per i quali il cliente non ha alcuna possibilità né facoltà di rinunciarvi (particolarmente comuni nelle regioni del Medio Oriente e dell’Asia-Pacifico).1 Questi vengono generalmente addebitati come costi del servizio obbligatori o come costi di pulizia della camera. Tali costi sono obbligatori e non devono essere trasferiti a terzi (ad es., dipendente o ente pubblico). 2 Per garantire la coerenza della rendicontazione e del bechmarking, l’intero ammontare dei costi del servizio nella rispettiva valuta deve essere incluso nei Ricavi da camere rendicontati a STR. Ricavi da uso diurno (“day use”) o giorno parziale Vedi Ricavi aggiuntivi da camere la guida al trattamento e all’imputazione. Camere che ammettono animali domestici o fumatori Rendicontate come qualsiasi altro “tipo di camera” (vista spiaggia/panorama, suite, piano alto, livello/piano concierge). Nota: i supplementi per animali domestici o fumatori addebitati a titolo di penale, pulizia o danni sono riportati nei Proventi vari (Prospetto 4). Vedi “Importi esclusi dai Ricavi da camere - Supplementi per animali domestici o fumatori”. Sovrapprezzo per partenze anticipate/posticipate e lettino supplementare/culla     1 V. Uniform System Accounts for the Lodging Industry, pagina 12. 2 V. Uniform System Accounts for the Lodging Industry, pagine 351-352.

Resort Fees Le Resort Feesnon rientrano nei costi del servizio e non devono essere incluse nei Ricavi da camere/Altri ricavi da camere rendicontati a STR. Le Resort Fees devono essere inserite nei Proventi vari (Prospetto 4). Provvigioni e commissioni – Gruppi Quando la parte contraente riceve direttamente uno sconto/una commissione nell’ambito del contratto stipulato con l’hotel, nel caso in cui tra rendicontazione lorda e netta sia applicata la contabilizzazione dei ricavi su base netta, l’hotel deve registrare lo sconto/la commissione come contropartita dei ricavi (riduzione dei ricavi). Vedi Gross versus Net Accounting, USALI, Parte V, pag. 340. Quando, sulla base degli accordi contrattuali, l’hotel (il debitore) deve effettuare un pagamento a terzi indipendenti, nel caso in cui tra rendicontazione lorda e netta sia applicata la contabilizzazione dei ricavi su base lorda, il pagamento deve essere registrato nelle spese Provvigioni e commissioni – Gruppi. Vedi Gross versus Net Accounting, USALI, Parte V, pag. 340. Rimborsi relativi a prodotti o servizi I rimborsi per problemi relativi a prodotti o servizi sono una riduzione dei Ricavi da camere. Minimo garantito (cancellazione) di gruppi e cancellazione di ospiti transitori Le penali ricevute per cancellazioni (generalmente depositi cauzionali per meeting, convention, gruppi, blocchi di camere, ecc.) devono essere escluse dai Ricavi da camere rendicontati a STR. Per chiarezza, i ricavi derivanti dal minimo garantito (cancellazione) di gruppi e dalle cancellazioni di ospiti transitori dopo la data limite sono inclusi nelle Penali per minimo garantito e nelle Penali per cancellazione tra i Proventi vari (Prospetto 4) anziché nei Ricavi da camere o negli Altri ricavi da camere. Quote per ristorazione e servizi supplementari Incluse nelle tariffe pacchetto o nelle proposte all-inclusive (ad es., parcheggio, trasporti, Internet oppure golf/spa). Quote per animali domestici/fumatori Addebitate a titolo di penale, pulizia o danni, sono riportate nei Proventi vari (Prospetto 4). Supplementi, costi del servizio, mance (struttura nelle vesti di agente) Addebitati a titolo di penale, pulizia o danni, sono riportati nei Proventi vari (Prospetto 4). Mance La mancia è in genere un importo discrezionale aggiunto a un conto o consegnato direttamente dal cliente al dipendente. Le mance sono trattenute generalmente dal dipendente al momento della transazione in caso di denaro contante, o versate dal datore di lavoro, in qualità di fiduciario per i dipendenti, nel caso di mance addebitate. La mancia non rappresenta un ricavo per la proprietà. Non costituiscono un reddito della struttura e devono essere trattate come proventi nelle disponibilità del dipendente. Tasse e supplementi imposti dalle autorità

Note aggiuntive sull’imputazione/la rendicontazione dei Ricavi da camere

Per quanto riguarda l’inserimento o l’esclusione dei costi del servizio nei Ricavi da camere/Altri ricavi:

Quando la struttura agisce nelle vesti di committente, l’intero importo dei costi del servizio è incluso nei ricavi solo se:

1. Le quote/gli addebiti sono obbligatori, convenzionali, non discrezionali e automaticamente aggiunti al conto di un cliente e il cliente non ha la possibilità né la facoltà di rinunciarvi, e
2. L’hotel può incassare gli importi a proprio beneficio (ad es., non è tenuto a trasferire gli importi raccolti a terzi).

Se agisce nelle vesti di agente, i costi del servizio sono esclusi dai Ricavi da camere/Altri ricavi.

Tariffe per grossisti (wholesaler), eChannel, agenzie di viaggio online (OTA) e/o Internet

I Ricavi da camere derivanti da tariffe all’ingrosso e da tariffe Internet con “pagamento alla prenotazione” devono essere rendicontati a STR al netto (anziché al lordo).

I Ricavi da camere derivanti da tariffe Internet con “pagamento presso la struttura”, devono essere rendicontati a STR al lordo (anziché al netto), come per le agenzie di viaggio tradizionali. Le commissioni su questi ricavi lordi vengono registrate come spesa nel reparto Camere.

Tariffe pacchetto

A STR deve essere dichiarata solo la porzione relativa ai ricavi da camere. Per identificare la componente di ricavi delle camere nelle tariffe dei pacchetti, si deve determinare il Valore Equo di Mercato (FMV) di ogni pacchetto. Per determinare l’importo dei Ricavi da camere da rendicontare a STR, alla tariffa pacchetto deve essere applicata la percentuale dei ricavi da camere del valore equo di mercato (fair market value, FMV) del pacchetto.

Riscatto punti e premi relativi a programmi fedeltà

Media prudente delle tariffe prevalenti per sistemazioni simili presso l’hotel o in base a quanto previsto dagli standard tariffari definiti dal marchio/dalla catena.

Sono disponibili due best practice per registrare il riscatto dei punti o dei premi legati ai programmi fedeltà:

1. Registrare solo i ricavi da riscatto di punti/premi nel totale di fine mese (ad es., totale mensile di gennaio).
2. Prestare attenzione alla rendicontazione settimanale e giornaliera dei ricavi da riscatto di punti/premi. I ricavi non devono essere riportati in un giorno della settimana ma distribuiti su ogni giorno della settimana (ad es., giorno 1-7).

Promozioni di marketing

I Ricavi da camere generati dalle promozioni di marketing “prenota due notti: una è gratis” e simili devono essere distribuiti uniformemente sul numero di notti generato dalla promozione.

Ricavi da uso diurno (“day use”) o giorno parziale

Ricavi da camere derivanti da fonti quali: sale di accoglienza, spogliatoi, colloqui di assunzione, audizioni cinematografiche e distributori all’ingrosso (per es.: abbigliamento, giocattoli, altra merce). La componente Ristorazione non deve essere inclusa.

Le camere per uso diurno sono vendute a condizione che non vengano utilizzate nelle ore notturne e ad esse non sono applicate le tariffe previste per alcuno dei segmenti pei i quali l'hotel dispone di tariffe (ad es. Transitorio, Gruppi o Contratto). Di Passaggio, Gruppo o Contratto). Le camere che sono vendute in una specifica categoria tariffaria devono essere identificate con il segmento applicabile e rendicontate come camere vendute, e non come camere per Uso diurno.

Ad esempio, se disponi di camere per equipaggi di linee aeree che prevedono il check-in alle 07:00 e il check-out alle 17:00, queste andrebbero registrate come camere del segmento Contratto, e non come Uso diurno. Se queste camere per equipaggi sono vendute nuovamente nella stessa giornata, è possibile che l’hotel registri un’occupazione superiore al 100%.

Se un ospite occupa una camera nelle ore diurne ed effettua il check-out prima delle 18:00, indipendentemente dall’uso che intende fare della camera, e all’ospite viene applicata una tariffa che non è di listino né una tariffa negoziata, allora la camera deve essere registrata come camera per Uso diurno.

Rendicontazione delle Camere vendute

Devono essere rendicontate a STR come Camere vendute solo le camere che generano ricavi. Le camere a uso gratuito devono essere escluse dagli importi delle stanze vendute. Di seguito sono riportate in dettaglio le componenti da includere o da escludere dalle Camere vendute rendicontate a STR:

Includere nelle Camere vendute rendicontate a STR: Image

Escludere dalle Camere vendute rendicontate a STR: Image

Camere vendute che generano ricavi Camere per uso diurno (“day use”) o giorno parziale vendute Ricavi da camere derivanti da fonti quali: sale di accoglienza, spogliatoi, colloqui di assunzione, audizioni cinematografiche e distributori all’ingrosso (per es.: abbigliamento, giocattoli, altra merce). La componente Ristorazione non deve essere inclusa. Le camere per uso diurno sono vendute a condizione che non vengano utilizzate nelle ore notturne e ad esse non sono applicate le tariffe previste per alcuno dei segmenti pei i quali l'hotel dispone di tariffe (ad es. Transitorio, Gruppi o Contratto). Di Passaggio, Gruppo o Contratto). Le camere che sono vendute in una specifica categoria tariffaria devono essere identificate con il segmento applicabile e rendicontate come camere vendute, e non come camere per Uso diurno. Ad esempio, se disponi di camere per equipaggi di linee aeree che prevedono il check-in alle 07:00 e il check-out alle 17:00, queste andrebbero registrate come camere del segmento Contratto, e non come Uso diurno. Se queste camere per gli equipaggi sono vendute nuovamente nello stesso giorno, è possibile per l’hotel in questione raggiungere un’occupazione superiore al 100%. Se un ospite occupa una camera nelle ore diurne ed effettua il check-out prima delle 18:00, indipendentemente dall’uso che intende fare della camera, e all’ospite viene applicata una tariffa che non è di listino né una tariffa negoziata, allora la camera deve essere registrata come camera per Uso diurno. Camere occupate a titolo gratuito in relazione a una promozione o a un contratto (Ad es., “soggiorna per 2 notti: una è gratis”; “prenota 50 camere: una è gratis”).

Camere a uso gratuito non associate a una promozione o a un contratto Camere non associate a una promozione o a un contratto (ad es., camere gratuite offerte ai dipendenti dell’hotel, ai proprietari e per viaggi di familiarizzazione offerti a operatori turistici). No-show In caso di mancata presentazione, non devono essere registrati pernottamenti venduti. Appartamenti occupati dalla proprietà Le camere occupate dalla proprietà devono essere gestite come camere a uso gratuito.

Rendicontazione delle Camere disponibili

Per ogni hotel, è necessario dichiarare la disponibilità totale di pernottamenti (ovvero, numero di camere presso la struttura moltiplicato per i giorni del periodo).

NON è necessario segnalare a STR alcuna variazione nelle camere disponibili se le camere sono temporaneamente fuori servizio per lavori di ristrutturazione per un periodo inferiore a sei mesi. Qualora le camere vengano rimosse dall’inventario definitivamente, la direzione dell’hotel deve contattare STR per modificare il numero di camere disponibili.

Inoltre, se le camere rimangono chiuse per un periodo di tempo prolungato (in genere superiore a sei mesi), definite “Camere chiuse per periodo prolungato”, a causa di lavori di ristrutturazione, calamità naturali o disastri causati dall'uomo (uragani, terremoti, incendi, fuoriuscite di petrolio, pandemie, ecc.), è necessario informare STR per gestire correttamente l'inventario delle camere.

Se una struttura rimuove TUTTE le camere dall'inventario per lavori di ristrutturazione (chiusura completa) per un periodo superiore a un mese solare, è necessario informare STR affinché la struttura possa essere contrassegnata come “Temporaneamente chiusa”/“Chiusa per lavori di ristrutturazione”. Gli hotel contrassegnati come “Temporaneamente chiusi”/“Chiusi per ristrutturazione” assumono lo stato Chiuso, non hanno disponibilità durante il periodo di ristrutturazione e quindi non hanno alcun impatto sulle performance dei competitive set o dei segmenti di mercato.

Camere chiuse stagionalmente

Quando tutte le attività di un hotel sono chiuse per un minimo di 30 giorni consecutivi a causa di una domanda tipicamente stagionale, per quel periodo le camere devono essere rimosse dall’inventario annuale vendibile. Ogni anno, per quello stesso periodo, l’hotel deve pertanto rimanere chiuso. È necessario informare STR affinché la struttura possa essere contrassegnata come “Chiusa stagionalmente” per il periodo applicabile.

Strutture in comproprietà (ad es., hotel che includono inventario in comproprietà/multiproprietà)
Tutti i tipi di struttura possono costruire o convertire camere in unità residenziali per creare entità in “comproprietà”. Queste strutture possono essere in multiproprietà, ricadere nel regime di proprietà detto “strata” (assimilabile a quello condominiale), a uso frazionato o di proprietà intera. 

STR non tiene conto delle variazioni nella disponibilità delle camere dovute all’ingresso o all’uscita di unità dal pool di affitti del proprietario. Questo approccio garantisce coerenza nel numero di camere riportato nei competitive set e nei dati di settore. 

Per gestire questi scenari, consigliamo alle strutture e agli asset di rendicontare il numero medio di camere incluse nell’inventario affittabile dell’hotel nell’arco dell’anno.

Esempio: Una struttura da 300 camere è composta da 100 appartamenti e 200 camere tradizionali d’albergo. In media, ogni anno 50 appartamenti sono disponibili da affittare come camere d’albergo tradizionali. Pertanto, il numero di camere disponibili nel database per questa struttura è fissato a 250.

Il semplice fatto di gestire queste strutture in comproprietà come attività ricettive non è di per sé sufficiente per qualificare il flusso di entrate come imputabile al reparto Camere. Devono essere presi in considerazione i fatti e le circostanze di ogni progetto.

Il primo passo per identificare il trattamento dei ricavi della struttura in comproprietà è determinare se la rendicontazione debba essere lorda o netta (v. Parte V, USALI). Quando si adotta il criterio lordo vs netto, deve essere dato peso alla parte che incorre nella principale perdita economica in caso di mancato pagamento del locatario. Una volta determinato il tipo di gestione dei ricavi, per l’inserimento nei Dichiarativi dei Ricavi previsti da USALI si prospettano tre scenari. Lo scenario di seguito mostra in dettaglio quali dati e in quale momento devono essere comunicati a STR.

La struttura si assume il rischio economico prevalente a lungo termine (Scenario 1)

La proprietà stipula un contratto con i terzi proprietari per un periodo di un anno o più e le unità sono incluse nell’inventario delle camere dell’hotel per l’intero anno. Ai sensi del contratto, la struttura si assume il rischio economico associato alla gestione delle unità di proprietà di terzi oggetto del rapporto contrattuale.

Il flusso di ricavi associato viene registrato nel reparto Camere sotto le categorie Transitorio, Gruppi, Contratto o Altri ricavi; e le unità sono considerate camere disponibili nell’inventario camere della struttura. Se il contratto consente al proprietario dell'unità un numero limitato di pernottamenti nell'unità, quest'ultima rimarrà nel pool delle camere disponibili e verrà registrata come camera a uso gratuito quando il proprietario la occupa.

Qualora lo Scenario 1 non sia applicabile alla struttura, consulta i due ulteriori scenari riportati di seguito e la modalità di gestione dei dati comunicati a STR:

La proprietà si assume il rischio economico prevalente a breve termine (Scenario 2)

La struttura stipula un accordo con i terzi proprietari, in base al quale questi ultimi inseriscono l’unità in un programma di locazione per una parte dell’anno, ma non per l’intero anno. Ai sensi del contratto, la struttura si assume il rischio economico prevalente associato alla gestione delle unità di proprietà di terzi oggetto del rapporto contrattuale. Ad esempio, la struttura è tenuta a rimborsare o a corrispondere un canone di locazione/uso ai terzi proprietari ogni volta che l’unità viene affittata, anche se il ricavo non viene percepito direttamente dalla struttura.

Il relativo flusso di ricavi viene registrato nella sezione Altri reparti operativi del conto economico riepilogativo. La struttura può scegliere di monitorare i ricavi e le statistiche come segmento Transitorio, Gruppi, Contratto e Altri ricavi all’interno della voce Altri reparti operativi. Tuttavia, a causa della natura temporanea della disponibilità di queste camere, esse non sono considerate parte dell’inventario delle camere della struttura e non vengono incluse nelle statistiche di occupazione, ADR e RevPAR. I pagamenti dei canoni di locazione, sia fissi che calcolati in percentuale sul ricavo netto, dovuti ai proprietari terzi in base all’accordo contrattuale, costituiscono una spesa per canoni di locazione registrata alla voce Proventi e oneri non operativi - Prospetto 11. Il costo del lavoro e gli oneri correlati, nonché i costi operativi sostenuti dalla struttura per affittare e gestire le unità, vengono registrati tra le spese della voce Altri reparti operativi.

I terzi proprietari si assumono il rischio economico prevalente (Scenario 3)

Il proprietario terzo si assume il rischio economico prevalente per l’affitto dell’unità e rimborsa la struttura per tutte le spese da essa sostenute. Il ricavo netto percepito dalla struttura in qualità di agente è il ricavo da commissioni sulla locazione. Il recupero di eventuali costi operativi o rimborsi per la manutenzione delle parti comuni (CAM) è considerato un ricavo percepito dalla struttura ed è registrato alla voce Reparti operativi minori - Prospetto 3-xx se la struttura consegue un profitto per l’erogazione dei servizi, oppure tra i Proventi e oneri non operativi - Prospetto 11 se la struttura recupera le spese senza conseguire un profitto. Esempi di rimborsi includono le spese di manutenzione/pulizia per l’affitto della camera, le commissioni di prenotazione e le spese amministrative associate alla locazione dell’unità. Il costo del lavoro e gli oneri correlati, nonché i costi operativi sostenuti dalla struttura per affittare e gestire le unità, vengono registrati tra le spese della voce Reparti operativi minori oppure tra i Proventi e oneri non operativi - Prospetto 11, a seconda della voce in cui vengono registrati i ricavi, come indicato sopra.

Le statistiche relative alla tariffa media e all’occupazione sono influenzate dai fatti e dalle circostanze. Se il rapporto tra la struttura e il proprietario soddisfa i requisiti per l’inclusione dei ricavi da locazione nel reparto Camere (Scenario 1 sopra), è corretto registrare le unità di proprietà di terzi disponibili e occupate nel totale delle camere disponibili e nel totale delle camere occupate della struttura. In caso contrario, le unità di proprietà di terzi vengono escluse dalle statistiche delle attività operative del reparto Camere. Tali statistiche vengono invece registrate in un programma supplementare, come illustrato nella Parte III del sistema USALI.

Come indicato nei tre scenari sopra, in determinate circostanze i ricavi derivanti da strutture in comproprietà possono essere riportati interamente al netto tra i Proventi vari - Prospetto 4 e, in altre circostanze, possono essere riportati al lordo nel reparto Camere o negli Altri reparti operativi. Per ulteriori informazioni, vedi USALI, Parte V.

Definizioni del programma di segmentazione

Segmentazione dei Ricavi aggiuntivi