Informativa sulla privacy dei dati dei candidati

1. Raccolta delle informazioni

• Per “Dati personali” si intendono le informazioni che possono essere ricondotte a una persona fisica identificabile. Nome, indirizzo, recapiti e CV sono tutti esempi di dati personali nel momento in cui consentono di identificare l’Utente. Nella presente Informativa si fa riferimento ai dati personali con l’espressione “informazioni personali”.
  
  Il termine “trattamento” indica qualsiasi attività correlata ai dati personali, tra cui, in via esemplificativa, la raccolta, la conservazione, l’utilizzo, la consultazione e la trasmissione.
  
  La Società riveste il ruolo di “titolare del trattamento” dei dati personali dell’Utente. Si tratta di un termine legale che indica che la Società decide in merito alle modalità e ai motivi alla base del trattamento dei dati personali dell’Utente e ne garantisce, di conseguenza, un utilizzo conforme alle leggi in materia di protezione dei dati.
• La Società raccoglie molteplici tipologie di informazioni personali dell’Utente per numerosi motivi. Non sarebbe di fatto possibile per la Società gestire i rapporti con l’Utente che presenta una domanda di assunzione senza averne previamente ricevuto i dati personali. Le informazioni personali dell’Utente oggetto di trattamento da parte della Società sono le seguenti:
  • Recapiti:
    Ragione sociale, nome o nomi alternativi o altre denominazioni utilizzate, indirizzo, numero di telefono, indirizzo di posta elettronica
  • Informazioni personali:
    Data di nascita, dati della patente di guida, genere, stato civile e, in caso di condivisione delle informazioni con la Società ai fini della domanda di assunzione, stile di vita e situazione sociale.
  • Dettagli relativi alla domanda di assunzione:
    Dettagli relativi alla domanda di assunzione, CV o breve presentazione e profilo professionale, percorso di studi, esperienze lavorative pregresse, profilo LinkedIn, precedenti qualifiche o certificati, esperienze e abilità, modulo di domanda, feedback e note relativi al colloquio di lavoro, risultati di test antidroga e alcolemici, ove appropriato, risultati di controlli dei precedenti personali (compresi, ove appropriato, risultati dei controlli della fedina penale), risultati di test psicometrici, ove appropriato, preferenze relative alla sede di lavoro, stipendi e retribuzioni e orari di lavoro, conflitti di interesse (anche in relazione a reti di rapporti familiari).
  • Informazioni relative al diritto a lavorare:
    Paese di nascita, dati del passaporto, nazionalità, diritto al lavoro, residenza e/o altre informazioni sul visto
  • Informazioni finanziarie:
    Numero di previdenza sociale e/o altri numeri di identificazione governativi, dettagli di conti correnti bancari (nella misura necessaria ai fini del rimborso delle spese sostenute nell’ambito della presentazione della domanda di assunzione), dettagli relativi ai moduli P45/HRMC (per il Regno Unito) e dettagli relativi ai moduli per il versamento di anticipi di viaggi.
  • Informazioni su viaggi e spese:
    Natura del rapporto con il/la referente, feedback del colloquio con il/la referente.
  • Informations sur les voyages et les dépenses :
    Dati relativi a visti, passaporti e assicurazioni, informazioni su prenotazioni di voli e alloggi, informazioni su itinerari di viaggio.
  • Informazioni su sicurezza, posizione e accessi:
    Informazioni (compresi immagini e dati biometrici) acquisite o registrate mediante sistemi di accesso con schede elettroniche, TVCC e altri sistemi di controllo di sicurezza.
  Fonte delle informazioni personali: l’Utente fornisce la maggior parte delle informazioni personali in maniera diretta, nell’ambito della presentazione di una domanda di assunzione, raccolte direttamente attraverso la funzione di candidatura spontanea tramite bacheche di annunci di lavoro o mediante il sito web CoStar Carrers. La Società riceve altresì informazioni personali dai dipendenti di CoStar che forniscono referenze dell’Utente per una specifica posizione e da agenzie di collocamento. Nell’ambito della procedura di candidatura, la Società integrerà tali dati con altre informazioni, tra cui, a titolo esemplificativo, il feedback relativo a un colloquio. La Società potrebbe ricevere alcune di queste informazioni personali da terze parti, tra cui agenzie di collocamento, precedenti datori di lavoro e università frequentate. Altre fonti potrebbero includere bacheche di annunci di lavoro, siti web aziendali, database online di CV e biglietti da visita. La Società potrebbe raccogliere le suddette informazioni personali anche da fonti pubbliche, tra cui LinkedIn o altri siti di social network pertinenti.
• Categorie speciali di dati personali (incluse informazioni relative a reati alcune informazioni personali raccolte sull’Utente dalla Società o fornite dall’Utente alla Società potrebbero rientrare tra le categorie speciali di dati personali. Per “Categorie speciali di dati personali” si intendono informazioni su salute fisica e mentale, orientamento sessuale, origine razziale o etnica, opinioni politiche, convinzioni religiose o filosofiche, appartenenza sindacale e dati biometrici (ad es. risultati di test antidroga e origine etnica sono tutti considerati categorie speciali di dati). In caso di controllo della fedina penale per il ruolo per il quale l’Utente presenta domanda di assunzione (ad es. controlli del Disclosure and Barring Service nel Regno Unito, corrispondente al Casellario giudiziale nell’ordinamento italiano), la Società si occuperà del trattamento delle informazioni relative a tale aspetto.
  
  La tabella fornita nel Prospetto 2 illustra le varie finalità del trattamento delle categorie speciali di dati personali e i fondamenti giuridici che le disciplinano e ai quali la Società fa riferimento ai fini del trattamento. Per alcune attività di trattamento, la Società tiene conto del fatto che potrebbe essere applicato più di un fondamento giuridico, a seconda delle specifiche circostanze.

3. Divulgazione a terze parti

All’interno di CoStar Group

• La Società fa parte del gruppo di aziende di CoStar Group. Di conseguenza, la Società potrebbe aver bisogno di condividere i dati personali dell’Utente con altre società appartenenti a CoStar Group, tra cui entità che gestiscono i marchi riportati alla seguente pagina: https://www.costargroup.com/about-us/brands. La Società condividerà le informazioni personali dell’Utente per finalità legate alla gestione aziendale in generale e del personale, nonché per scopi di pianificazione finalizzata all’ottenimento di autorizzazioni/approvazioni da parte dei decisori pertinenti, attività di reporting alla società madre e in caso di sistemi e servizi forniti in maniera condivisa. Ove pertinente e appropriato, la Società condividerà i dati personali dell’Utente con altre società del gruppo CoStar Group in cui sono previsti ruoli simili.
• I diritti di accesso tra i membri del gruppo CoStar Group sono limitati e garantiti esclusivamente in base al “principio della necessità di sapere”, a seconda delle funzioni e dei ruoli lavorativi.
• In caso di trattamento dei dati personali dell’Utente da parte di una o più società del gruppo CoStar Group per conto della Società (in qualità di responsabile del trattamento), quest’ultima verificherà che dette società attuino le dovute misure di sicurezza allo scopo di garantire la protezione dei dati personali dell’Utente e provvederà alla stipula di un contratto scritto che sancisce l’obbligo di attuare adeguate misure di sicurezza sugli stessi.
  All’esterno di CoStar Group
• La Società condividerà le informazioni personali dell’Utente con le seguenti categorie di terze parti:
  • allo scopo di adempiere un obbligo legale o normativo, ai fini dell’esecuzione di un contratto o della tutela di diritti, proprietà o sicurezza dei dipendenti e dei clienti della Società ovvero di altri soggetti: autorità giuridiche e regolamentari, revisori, avvocati e altri consulenti professionali esterni;
  • aziende che forniscono prodotti e servizi alla Società, tra cui:
    • società di elaborazione e gestione delle buste paga;
    • società assicurative, comprese quelle che si occupano di assicurazioni sui viaggi;
    • servizi di gestione delle risorse umane, tra cui Workday e organizzazioni che conducono controlli preliminari all’assunzione obbligatori;
    • agenzie di collocamento;
    • parti nominate dall’Utente per fornire una referenza lavorativa;
    • agenzie di viaggio e società di trasporto;
    • fornitori e servizi di assistenza per sistemi informatici, tra cui servizi di archiviazione di posta elettronica, fornitori di servizi di telecomunicazione, servizi di backup e ripristino di emergenza nonché servizi di sicurezza informatica, fornitori di test psicometrici e altri fornitori esterni, tra cui fornitori di servizi di archiviazione off-site e fornitori di servizi cloud.
• La Società divulgherà altresì le informazioni personali dell’Utente a terze parti:
  • qualora rientri nel suo legittimo interesse eseguire tale operazione allo scopo di condurre, promuovere e sviluppare la sua attività, come nei casi che seguono:
    • in caso di vendita o acquisto di beni o attività aziendali, la Società potrebbe divulgare le informazioni personali dell’Utente a potenziali venditori o acquirenti di detti beni o attività aziendali;
    • qualora CoStar o nella sostanza la totalità dei suoi beni vengano acquisiti da una terza parte, nel qual caso le informazioni personali in possesso della Società corrisponderanno a uno dei beni trasferiti;
  • qualora la Società sia tenuta ad adempiere l’obbligo di divulgare o condividere le informazioni personali dell’Utente allo scopo di ottemperare a obblighi legali, richieste legittime delle autorità o di funzionari delle forze dell’ordine e che potrebbero essere richieste per motivi di sicurezza nazionale o di applicazione della legge o di prevenzione di attività illegali;
  • ai fini della stipula di un contratto con l’Utente, della risposta a eventuali reclami, della tutela dei diritti della Società o dei diritti di terze parti, della salvaguardia della sicurezza di soggetti o della prevenzione di attività illegali;
  • ai fini della tutela di diritti, della proprietà o della sicurezza della Società o di altre società appartenenti a CoStar Group, dei relativi dipendenti, clienti, fornitori o altri soggetti.
  Limitazioni all’utilizzo delle informazioni personali da parte dei destinatari
• Eventuali terze parti con le quali la Società condivide le informazioni personali dell’Utente hanno limitate capacità (previste da legge o contratto) di utilizzare le informazioni personali dell’Utente per specifiche finalità individuate dalla Società. La Società farà del suo meglio per verificare che eventuali terze parti con le quali condivide le informazioni personali dell’Utente adempiano gli obblighi in materia di privacy e di sicurezza in linea con la presente Informativa sulla privacy e le leggi applicabili.
• Salvo espresse disposizioni contrarie suesposte, la Società non condividerà, venderà o concederà in alcun caso in affitto le informazioni personali dell’Utente a terze parti senza notificarlo all’Utente e/o averne ottenuto il consenso. Qualora l’Utente abbia fornito alla Società il consenso a utilizzare le sue informazioni secondo specifiche modalità e cambi idea in un secondo momento, l’Utente dovrà contattare la Società per iscritto che sarà quindi tenuta a interromperne l’utilizzo.

4. Trasferimento delle informazioni personali

• Qualora le attività di trattamento delle informazioni personali dell’Utente condotte dalla Società ne richiedano il trasferimento al di fuori del territorio del Regno Unito o dello Spazio economico europeo, la Società effettuerà il trasferimento solo nei seguenti casi:
  • il Paese verso il quale dovranno essere trasferiti i dati personali garantisce un adeguato livello di protezione degli stessi;
  • la Società ha posto in essere garanzie adeguate ai fini della protezione dei dati personali dell’Utente, come ad esempio la stipula di un apposito contratto con il destinatario;
  • il trasferimento è necessario sulla base di una delle motivazioni specificate nella legislazione in materia di protezione dei dati, tra cui l’esecuzione di un contratto tra la Società e l’Utente;
  • l’Utente fornisce esplicitamente il consenso al trasferimento.

5. Conservazione delle informazioni personali

• La Società raccoglie e conserva informazioni personali su potenziali dipendenti e tirocinanti, dipendenti e candidati a ruoli di tirocinio per scopi commerciali aziendali legittimi, tra cui elaborazione delle buste paga, raccolta di CV/brevi presentazioni per la copertura di posizioni vacanti.
• La Società custodisce le informazioni personali dell’Utente per un periodo non superiore a quello ritenuto necessario per le finalità in base alle quali vengono utilizzate o altrimenti trattate. La durata di conservazione delle informazioni personali dipende dalle finalità per le quali la Società le raccoglie e le utilizza e/o da quanto previsto dalle leggi applicabili.

6. Diritti dell’Utente

• All’Utente sono riconosciuti specifici diritti relativi alle informazioni personali che sono definiti nel Prospetto 3. Per ulteriori informazioni relative ai suddetti diritti o qualora si desideri esercitare uno o più dei suddetti diritti, contattare il/la rappresentante locale del Reparto risorse umane o il/la referente per le assunzioni.
• La Società terrà conto di tutte le richieste pervenute e fornirà una risposta entro un periodo di tempo ragionevole (e, in ogni caso, entro un periodo di tempo stabilito dalla legge). Si tenga presente che, in specifiche circostanze, potrebbe essere prevista una deroga per talune informazioni personali relativamente a tali richieste.
• In caso di deroga, la Società provvederà a informarne l’Utente nella risposta alla richiesta pervenuta. La Società potrebbe richiedere all’Utente di fornire informazioni necessarie a confermarne l’identità prima di rispondere a un’eventuale richiesta presentata.
• In caso di domande o dubbi sull’utilizzo delle informazioni personali da parte della Società ovvero sull’esercizio dei diritti di cui sopra, contattare il/la rappresentante locale del Reparto risorse umane o il/la referente per le assunzioni.

7. Sicurezza

• La Società attuerà misure specifiche (ai sensi delle norme applicabili in materia di protezione dei dati) per proteggere i dati personali dell’Utente da trattamenti non autorizzati o illeciti e dalla perdita, dalla distruzione o dal danno accidentali.

8. Siti web di terze parti

• L’Utente ha facoltà, di volta in volta, di accedere, durante il periodo di presentazione della domanda di assunzione, a collegamenti o ad altri siti web gestiti da terze parti (ad esempio fornitori di servizi di formazione, fonti di notizie e bollettini del settore). Si tenga di notare che la presente Informativa sulla privacy è valida esclusivamente per le informazioni personali che la Società (o terze parti per conto della Società o per conto delle società appartenenti a CoStar Group) raccoglie da o sull’Utente e la Società non sarà pertanto ritenuta responsabile delle informazioni personali raccolte e conservate da terze parti. Siti web di terze parti sono disciplinati dai rispettivi termini e condizioni e informative sulla privacy che l’Utente è tenuto a leggere attentamente prima di inviare le proprie informazioni personali. La Società non si assume né accetta qualsivoglia responsabilità o obbligo relativamente ai contenuti di detti siti web di terze parti o relativamente ai termini e alle condizioni o politiche di terze parti.

9. Modifiche apportate alla presente Informativa sulla privacy

• La presente Informativa sulla privacy non costituisce un contratto di assunzione, parte di un contratto di assunzione di dipendenti o un contratto stipulato con uno/a tirocinante e la Società ha pertanto facoltà di emendarlo di volta in volta a sua esclusiva discrezione. Eventuali modifiche apportate in futuro dalla Società all’Informativa sulla privacy saranno pubblicate su questa pagina e, se del caso, comunicate all’Utente tramite e-mail. Verificare periodicamente eventuali aggiornamenti o modifiche apportate all’Informativa sulla privacy della Società.

10. Ulteriori domande o presentazione di reclami

• In caso di richieste di informazioni o reclami sulla raccolta, l’utilizzo o la conservazione delle informazioni personali dell’Utente o qualora l’Utente desideri esercitare i propri diritti in relazione alle sue informazioni personali, dovrà contattare il/la rappresentante locale del Reparto risorse umane o il/la responsabile della protezione dei dati della Società all’indirizzo CoStarPrivacy1@costar.com. La Società condurrà ulteriori indagini e tenterà di risolvere eventuali reclami o controversie riguardanti l’utilizzo o la divulgazione delle informazioni personali dell’Utente.
• L’Utente ha altresì facoltà di presentare un reclamo all’autorità locale per la protezione dei dati nel Paese in cui la Società opera o monitora il comportamento dell’Utente. In caso di dubbi sull’autorità preposta alla protezione dei dati da contattare, rivolgersi al(la) rappresentante locale del Reparto risorse umane che offrirà la propria consulenza. È altresì disponibile un elenco di recapiti delle autorità di vigilanza dell’UE all’indirizzo https://www.edpb.europa.eu/about-edpb/about-edpb/members_it.L’autorità di vigilanza nel Regno Unito è l’ICO, che è possibile contattare all’indirizzo https://ico.org.uk/ o telefonicamente al numero (+39) 0303 123 1113. In alternativa, qualora l’Utente ritenga sia stata commessa una violazione dei suoi diritti, potrà fare ricorso presso i tribunali locali.