Datenschutzrichtlinie für Bewerber

1. Erfassung von Daten

• „Personenbezogene Daten“ sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierbare natürliche Person beziehen. Ihr Name, Ihre Adresse, Ihre Kontaktdaten und Ihr Lebenslauf sind Beispiele für personenbezogene Daten, wenn Sie mit diesen identifiziert werden können. Personenbezogene Informationen werden in dieser Richtlinie als „personenbezogene Daten” bezeichnet.
  
  Unter dem Begriff „verarbeiten“ ist jede Aktivität zu personenbezogenen Daten zu verstehen, einschließlich beispielsweise Erhebung, Speicherung, Verwendung, Abfrage und Übermittlung.
  
  Das Unternehmen gilt als ein für Ihre personenbezogenen Daten „Verantwortlicher“. Dies ist ein rechtlicher Begriff, der bedeutet, dass wir aufgrund dessen, dass wir entscheiden, wie und warum wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, sicherstellen müssen, dass diese Daten in Übereinstimmung mit den Datenschutzgesetzen verwendet werden.
• Wir erfassen aus vielerlei Gründen viele unterschiedliche Arten von personenbezogenen Daten. Ohne Ihre personenbezogenen Daten können wir die Beziehung mit Ihnen als Stellenbewerber nicht verwalten. Wir verarbeiten die folgenden personenbezogenen Daten über Sie:
  • Kontaktdaten:
    Offizieller Name, Spitzname(n) oder andere verwendete Namen, Adresse, Telefonnummer und E-Mail-Adresse
  • Angaben zur Person:
    Geburtsdatum, Führerscheindaten, Geschlecht, Familienstand und, soweit Sie uns dies im Rahmen des Bewerbungsverfahrens mitteilen, Lebensstil und soziale Verhältnisse.
  • Details zur Stellenbewerbung:
    Einzelheiten zur Bewerbung, Lebenslauf und berufliches Profil, Bildungsweg, beruflicher Werdegang, LinkedIn-Profil, frühere Qualifikationen oder Zeugnisse, Erfahrungen und Fähigkeiten, Bewerbungsformular, Feedback und Notizen zum Vorstellungsgespräch, Ergebnisse von Drogen- und Alkoholtests (sofern relevant), Ergebnisse von Hintergrundüberprüfungen (einschließlich ggf. Ergebnisse von Strafregisterauskünften), Ergebnisse psychometrischer Tests (sofern relevant), Präferenzen in Bezug auf Arbeitsort, Gehalt und Vergütung sowie Arbeitszeiten, Interessenkonflikte (auch im Zusammenhang mit Familiennetzwerken)
  • Angaben zum Recht auf Arbeit:
    Geburtsland, Passdaten, Staatsangehörigkeit, Recht auf Arbeit, Wohnsitz und/oder andere Visainformationen
  • Finanzinformationen:
    Nationale Versicherungsnummer und/oder andere behördliche Identifikationsnummern, Bankverbindung (soweit für die Erstattung von Ausgaben im Bewerbungsverfahren erforderlich), P45/HRMC-Formular, Angaben zum Reisekostenvorschussformular
  • Informationen zur Vermittlung:
    Art der Beziehung zum Vermittler, Feedback zur Vermittlungsumfrage
  • Reisekosten und Spesen:
    Visa-, Pass- und Versicherungsdaten, Informationen zur Buchung von Flügen und Unterkünften, Informationen zur Reiseroute
  • Sicherheits-, Standort- und Zugriffsdaten:
    Informationen (einschließlich Bild- und biometrische Daten), die von elektronischen Kartenzugangssystemen, CCTV und anderen Sicherheitskontrollsystemen erfasst oder aufgezeichnet werden.
  Quelle der personenbezogenen Daten: Die meisten personenbezogenen Daten geben Sie unmittelbar bei der Bewerbung auf eine Stelle bei uns an. Diese Daten werden entweder direkt über die Self-Service-Funktion in Jobbörsen oder auf der CoStar Careers-Website erfasst. Wir erhalten auch personenbezogene Daten von CoStar-Mitarbeitern, wenn diese Sie für eine Stelle empfohlen haben, sowie von Personalvermittlungsagenturen. Im Rahmen Ihrer Bewerbung werden die Daten durch weitere Informationen ergänzt, wie z. B. Feedback aus dem Vorstellungsgespräch. Wir können einige dieser personenbezogenen Daten von Dritten erhalten, z. B. von Personalvermittlungsagenturen, ehemaligen Arbeitgebern oder Ihrer Universität. Andere Quellen können Stellenbörsen, Unternehmenswebsites, Online-Lebenslaufbibliotheken oder Ihre Visitenkarte sein. Wir können diese personenbezogenen Daten auch aus öffentlich zugänglichen Quellen wie LinkedIn oder anderen relevanten Social-Media-Seiten beziehen.
• Besondere Kategorien personenbezogener Daten (einschließlich Informationen in Zusammenhang mit Straftaten): Bei einigen der personenbezogenen Daten, die wir über Sie erheben oder die Sie uns über sich zur Verfügung stellen, kann es sich um besondere Kategorien personenbezogener Daten handeln. Zu den „besondere Kategorien personenbezogener Daten“ gehören Informationen über Ihre körperliche und geistige Gesundheit, sexuelle Orientierung, ethnische Herkunft, politischen Meinungen, philosophischen Überzeugungen und Ihre Mitgliedschaft in einer Gewerkschaft sowie biometrische Daten. (Beispielsweise zählen die Ergebnisse von Drogentests oder die ethnische Zugehörigkeit zu besonderen Datenkategorien.) Insofern für Ihre Rolle eine Überprüfung von Straftaten durchgeführt wird (z. B. Disclosure Barring Service-Checks im Vereinigten Königreich), werden wir Informationen über Straftaten verarbeiten.
  
  In der Tabelle in Anhang 2 werden die verschiedenen Zwecke aufgeführt, für die wir Ihre personenbezogenen Daten besonderer Kategorien verarbeiten, und die jeweilige Rechtsgrundlage, auf die wir uns bei dieser Verarbeitung stützen. Bei einigen Verarbeitungstätigkeiten sehen wir den Umständen entsprechend ggf. mehr als eine Rechtsgrundlage als relevant an.

3. Weitergabe an Dritte

Innerhalb der CoStar Group

• Wir sind ein Unternehmen der CoStar Group. Es kann daher erforderlich sein, Ihre personenbezogenen Daten an andere Unternehmen der CoStar Group weiterzuleiten. Dazu können Unternehmen zählen, die die unter https://www.costargroup.com/about-us/brands. aufgeführten Marken betreiben. Die Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt für unsere allgemeinen Geschäfts- und Personalverwaltungs- sowie Planungszwecke zur Autorisierungen/Genehmigungen bei den entsprechenden Entscheidungsträgern, für übergeordnete Berichterstattung und in Fällen, in denen Systeme und Dienstleistungen auf einer gemeinsamen Basis bereitgestellt werden. Wo es relevant und angemessen ist, teilen wir Ihre personenbezogenen Daten mit anderen Unternehmen der CoStar-Gruppe für ähnliche Rollen.
• Die Zugriffsrechte zwischen den Mitgliedern der CoStar Group sind begrenzt und werden nur nach dem Need-to-know-Prinzip gewährt, je nach Funktion und Rolle.
• Wenn Unternehmen der CoStar Group Ihre personenbezogenen Daten für uns (als unser Datenverarbeiter) verarbeiten, stellen wir sicher, dass sie über angemessene Sicherheitsstandards für den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten verfügen und regeln die Anwendung angemessener Sicherheitsstandards mit den Unternehmen vertraglich.
  Außerhalb der CoStar Group
• Wir geben Ihre personenbezogenen Daten an die folgenden Kategorien von Dritten weiter:
  • um einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung nachzukommen, um einen Vertrag durchzusetzen oder um die Rechte, das Eigentum oder die Sicherheit unserer Mitarbeiter, Kunden oder anderer Personen zu schützen: Rechts- und Aufsichtsbehörden, Wirtschaftsprüfer, Rechtsanwälte und andere externe professionelle Berater.
  • Unternehmen, die uns Produkte und Dienstleistungen zur Verfügung stellen, wie z. B.
    • Gehaltsabrechnungsprogramme;
    • Versicherungsgesellschaften, einschließlich solcher, die Reiseversicherungen anbieten;
    • Personaldienste wie Workday und Organisationen, die vorgeschriebene Prüfungen vor der Einstellung durchführen;
    • Personalvermittler;
    • von Ihnen benannte Unternehmen, die ein Arbeitszeugnis für Sie ausstellen;
    • Reisebüros und Transportunternehmen;
    • Anbieter von IT-Systemen und Support, einschließlich E-Mail-Archivierung, Telekommunikationsanbieter, Backups und Notfallwiederherstellungsverfahren sowie Cybersicherheitsdienste; Anbieter psychometrischer Tests und andere Outsourcing-Anbieter, wie Anbieter von externen Speicherplätzen und Cloud-Dienste.
• Wir geben Ihre personenbezogenen Daten auch an Dritte weiter:
  • wenn dies in unserem berechtigten Interesse zur Führung, Vergrößerung oder Entwicklung unseres Unternehmens liegt, wie z. B.
    • wenn wir ein Geschäft oder Vermögenswerte verkaufen oder kaufen, können wir Ihre personenbezogenen Daten an den potenziellen Verkäufer oder Käufer eines solchen Geschäfts oder Vermögenswerts weitergeben;
    • wenn CoStar oder im Wesentlichen all seine Vermögenswerte von einem Dritten erworben werden und die von uns verwahrten personenbezogenen Daten zu den übertragenen Vermögenswerten gehören;
  • wenn wir verpflichtet sind, Ihre personenbezogenen Daten offenzulegen oder weiterzugeben, um einer gesetzlichen Verpflichtung nachzukommen, um einer rechtmäßigen Aufforderung von Regierungs- oder Strafverfolgungsbehörden nachzukommen und wenn dies erforderlich ist, um nationale Sicherheits- oder Strafverfolgungsanforderungen zu erfüllen oder illegale Aktivitäten zu verhindern;
  • um unseren Vertrag mit Ihnen durchzusetzen, um auf Ansprüche zu reagieren, um unsere Rechte oder die Rechte Dritter zu schützen, um die Sicherheit von Personen zu schützen oder um illegale Aktivitäten zu verhindern; oder
  • um die Rechte, das Eigentum oder die Sicherheit des Unternehmens und der anderen Unternehmen der CoStar Group, unserer Mitarbeiter, Kunden, Lieferanten oder anderer Personen zu schützen.
  Einschränkungen der Nutzung personenbezogener Daten durch die Empfänger
• Dritte, an die wir Ihre personenbezogenen Daten weitergeben, sind (gesetzlich und vertraglich) in ihrer Möglichkeit beschränkt, Ihre personenbezogenen Daten für die von uns angegebenen Zwecke zu verwenden. Wir bemühen uns nach besten Kräften, sicherzustellen, dass Dritte, an die wir Ihre personenbezogenen Daten weitergeben, Datenschutz- und Sicherheitsverpflichtungen unterliegen, die mit dieser Datenschutzrichtlinie und den geltenden Gesetzen im Einklang stehen.
• Sofern nicht ausdrücklich oben beschrieben, werden wir Ihre personenbezogenen Daten niemals an Dritte weitergeben, verkaufen oder vermieten, ohne Sie darüber zu informieren und/oder Ihre ausdrückliche Einwilligung einzuholen. Wenn Sie uns Ihre Einwilligung gegeben haben, Ihre Daten auf eine bestimmte Art und Weise zu verwenden, es sich aber später anders überlegen, sollten Sie sich schriftlich an uns wenden, damit wir diese Verwendung einstellen können.

4. Weitergabe von personenbezogenen Daten

• Wenn eine unserer Verarbeitungstätigkeiten die Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten außerhalb des Vereinigten Königreichs oder des Europäischen Wirtschaftsraums erfordert, werden wir diese Weitergabe nur vornehmen, wenn:
  • das Land, in das die personenbezogenen Daten übertragen werden sollen, ein angemessenes Schutzniveau für personenbezogene Daten gewährleistet;
  • wir angemessene Sicherheitsvorkehrungen zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten getroffen haben, z. B. durch einen entsprechenden Vertrag mit dem Empfänger;
  • die Weitergabe aus einem der in den Datenschutzgesetzen genannten Gründe erforderlich ist, z. B. zur Erfüllung eines Vertrags zwischen uns und Ihnen; oder
  • Sie der Weitergabe ausdrücklich zustimmen.

5. Aufbewahrung von personenbezogenen Daten

• Wir erfassen und speichern personenbezogene Daten über potenzielle Mitarbeiter, potenzielle Praktikanten sowie Mitarbeiter- und Praktikumsbewerber für legitime Geschäftszwecke des Unternehmens, wie z. B. die Bearbeitung der Lohn- und Gehaltsabrechnung oder die Sammlung von Lebensläufen zur Besetzung offener Stellen.
• Wir bewahren Ihre personenbezogenen Daten nicht länger auf, als wir für die Zwecke, für die sie verwendet oder anderweitig verarbeitet werden, für notwendig erachten. Wie lange wir personenbezogene Daten aufbewahren, hängt von den Zwecken ab, für die wir sie erfassen und verwenden, und/oder von den Anforderungen, die sich aus den geltenden Gesetzen ergeben.

6. Ihre Rechte

• Sie haben bestimmte Rechte in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten. Diese Rechte werden in Anhang 3 aufgeführt. Wenn Sie weitere Informationen zu diesen Rechten wünschen oder eines dieser Rechte ausüben möchten, wenden Sie sich bitte an den Vertreter Ihrer örtlichen Personalabteilung oder der Personalvermittlung.
• Wir werden alle derartigen Anfragen prüfen und innerhalb einer angemessenen Frist (und in jedem Fall innerhalb der gesetzlich vorgeschriebenen Frist) beantworten. Bitte beachten Sie, dass bestimmte personenbezogene Daten unter bestimmten Umständen von solchen Anfragen ausgenommen sein können.
• Wenn eine Ausnahmeregelung gilt, werden wir Ihnen dies bei der Beantwortung Ihrer Anfrage mitteilen. Es besteht die Möglichkeit, dass wir Sie auffordern, uns Informationen zur Verfügung zu stellen, die zur Bestätigung Ihrer Identität erforderlich sind, bevor wir eine Anfrage von Ihnen beantworten.
• Wenn Sie Fragen oder Bedenken bezüglich der Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns oder bezüglich der Ausübung der oben genannten Rechte haben, wenden Sie sich bitte an den Vertreter Ihrer Personalabteilung oder der Personalvermittlung.

7. Sicherheit

• Wir ergreifen spezielle Maßnahmen (nach den geltenden Datenschutzgesetzen), um Ihre personenbezogenen Daten vor unrechtmäßiger oder unbefugter Verarbeitung und versehentlichem Verlust sowie vor Zerstörung oder Beschädigung zu schützen.

8. Websites von Dritten

• Es kann vorkommen, dass Sie während Ihres Bewerbungsverfahrens auf Links oder andere Websites zugreifen, die von Dritten betrieben werden (z. B. Schulungsanbieter, Nachrichtenquellen und Bulletins der Branche). Bitte beachten Sie, dass diese Datenschutzrichtlinie nur für die personenbezogenen Daten gilt, die wir (oder Dritte in unserem Namen oder im Namen von Unternehmen der CoStar Group) von Ihnen oder über Sie erheben, und dass wir nicht für personenbezogene Daten verantwortlich sind, die von Dritten erhoben und gespeichert werden. Websites von Dritten haben ihre eigenen Geschäftsbedingungen und Datenschutzrichtlinien. Sie sollten diese sorgfältig lesen, bevor Sie personenbezogene Daten an diese Websites übermitteln. Wir übernehmen keine Verantwortung oder Haftung für den Inhalt solcher Websites Dritter oder für deren Geschäftsbedingungen oder Richtlinien.

9. Änderungen an unserer Datenschutzrichtlinie

• Diese Datenschutzrichtlinie stellt keinen Arbeitsvertrag, keinen Teil des Arbeitsvertrags eines Mitarbeiters oder des Vertrags mit einem Praktikanten dar und wir können sie von Zeit zu Zeit nach unserem Ermessen ändern. Alle Änderungen, die wir in Zukunft an unserer Datenschutzrichtlinie vornehmen, werden auf dieser Seite veröffentlicht und Ihnen ggf. per E-Mail mitgeteilt. Bitte besuchen Sie uns regelmäßig, um sich über eventuelle Aktualisierungen oder Änderungen unserer Datenschutzrichtlinien zu informieren.

10. Weitere Fragen oder eine Beschwerde einreichen

• Wenn Sie Fragen oder Beschwerden über die Erhebung, Verwendung oder Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns haben oder wenn Sie eines Ihrer Rechte in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten ausüben möchten, wenden Sie sich bitte an Ihren örtlichen Vertreter der Personalabteilung oder den Datenschutzbeauftragten des Unternehmens unter CoStarPrivacy1@costar.com. Wir werden jede derartige Beschwerde oder Streitigkeit bezüglich der Verwendung oder Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten untersuchen und versuchen, sie zu lösen.
• Sie können auch eine Beschwerde bei Ihrer lokalen Datenschutzbehörde in dem Land einreichen, in dem wir ansässig sind oder in dem wir Ihr Verhalten überwachen. Wenn Sie sich nicht sicher sind, an welche Datenschutzbehörde Sie sich wenden sollen, wenden Sie sich bitte an Ihren örtlichen Vertreter der Personalabteilung, der Sie beraten wird. Eine Liste mit Kontaktdaten aller Aufsichtsbehörden der EU finden Sie unter https://edpb.europa.eu/about-edpb/about-edpb/members_de. Die Aufsichtsbehörde im Vereinigten Königreich ist das ICO, das Sie unter https://ico.org.uk/ oder telefonisch unter 0303 123 1113 erreichen. Wenn Sie glauben, dass Ihre Rechte verletzt wurden, können Sie sich auch an ein örtliches Gericht wenden.