Politique de confidentialité des candidats

1. Collecte des données

• Les « données à caractère personnel » désignent toute information se rapportant à une personne physique identifiable. Votre nom, votre adresse, vos coordonnées et votre CV sont autant d’exemples de données à caractère personnel qui permettent de vous identifier. Dans la présente politique, nous désignons les données à caractère personnelles par l’expression « données personnelles ».
  
  Le terme « traitement » désigne toute activité relative aux données personnelles, y compris, à titre d’exemple, la collecte, le stockage, l’utilisation, la consultation et le transfert.
  
  La Société est un « responsable du traitement » de vos données personnelles. Il s’agit d’un terme juridique qui signifie que nous prenons des décisions quant à la façon dont nous traitons vos données personnelles et aux raisons pour lesquelles nous le faisons. Par conséquent, nous sommes responsables de leur utilisation conformément aux lois relatives à la protection des données.
• Nous recueillons différents types de données personnelles vous concernant pour de nombreuses raisons. Nous ne pouvons pas gérer notre relation avec vous en tant que candidat à un emploi sans vos données personnelles. Nous traitons les données personnelles suivantes vous concernant :
  • Données de contact :
    Nom légal, surnom(s) ou autres noms d’usage, adresse, numéro de téléphone, adresse e-mail.
  • Informations personnelles :
    Date de naissance, informations relatives au permis de conduire, genre, état civil et, dans la mesure où vous nous les communiquez dans le cadre du processus de candidature, mode de vie et situation sociale.
  • Informations relatives à la candidature à l’emploi :
    Informations relatives à la candidature à un poste, CV et profil professionnel, parcours scolaire, parcours professionnel, profil LinkedIn, diplômes ou certificats antérieurs, expérience et compétences, formulaire de candidature, comptes rendus et notes d’entretien, résultats des tests de dépistage de drogues et d’alcool le cas échéant, résultats des vérifications des antécédents (y compris, le cas échéant, les résultats des vérifications du casier judiciaire), résultats des tests psychométriques le cas échéant, préférences relatives à la localisation du poste, au salaire et à la rémunération, aux horaires de travail, conflits d’intérêts (y compris en relation avec le réseau familial).
  • Informations relatives au droit à l’emploi :
    Pays de naissance, informations sur le passeport, nationalité, autorisation de travail, titre de séjour et/ou autres informations sur les visas.
  • Informations financières :
    Numéro de sécurité sociale et/ou autres numéros d’identification gouvernementaux, coordonnées bancaires (dans la mesure où elles sont nécessaires pour le remboursement des dépenses au cours du processus de candidature), formulaire P45/HRMC, informations du formulaire d’avance sur frais de voyage.
  • Informations sur les références :
    Nature de votre relation avec la personne de référence, feedback sur l’enquête de référence.
  • Informations sur les voyages et les dépenses :
    Informations sur les visas, passeports et assurances, informations sur les réservations de vols et d’hébergement, informations sur les itinéraires de voyage.
  • Informations sur la sécurité, la localisation et l’accès :
    Informations (y compris les images et les données biométriques) recueillies ou enregistrées par les systèmes d’accès par carte électronique, les systèmes de vidéosurveillance et autres systèmes de sécurité.
  Source des données personnelles : Vous fournissez la majorité des données personnelles directement lorsque vous êtes candidat à un poste chez nous, qui sont collectées soit directement en utilisant la fonction de candidature en libre-service via les sites d’offres d’emploi, soit sur le site web CoStar Careers. Nous recevons également des données personnelles de la part des employés de CoStar lorsqu’ils vous ont recommandé pour un emploi et de la part des agences de recrutement. Dans le cadre de votre processus de candidature à un poste, nous compléterons ces données par d’autres informations, telles que (par exemple) les comptes rendus d’entretien. Nous pouvons recevoir certaines de ces données personnelles de la part de tiers, tels que des agences de recrutement, votre ancien employeur et votre université. Les sites d’offres d’emploi, les sites web des entreprises, les bibliothèques de CV en ligne, ou votre carte de visite constituent également d’autres sources de données. Nous pouvons également collecter ces données personnelles à partir de sources accessibles publiquement, telles que LinkedIn ou tout autre réseau social pertinent.
• Catégories particulières de données personnelles (y compris les informations relatives aux infractions pénales) : Certaines des données personnelles que nous collectons à votre sujet ou que vous nous fournissez peuvent être considérées comme des catégories particulières de données personnelles. Les « catégories particulières de données personnelles » comprennent les informations sur votre santé physique et mentale, votre orientation sexuelle, votre origine raciale ou ethnique, vos opinions politiques, vos croyances religieuses ou philosophiques, votre appartenance à un syndicat et vos données biométriques (par exemple, les résultats des tests de dépistage de drogues ou l’appartenance ethnique sont des catégories particulières de données personnelles). Dans la mesure où une vérification des infractions pénales est effectuée pour votre poste (par exemple, la vérification d’extrait de casier judiciaire en France), nous traiterons les informations relatives aux infractions pénales.
  
  Le tableau de l’Annexe 2 présente les différentes finalités pour lesquelles nous traitons les catégories particulières de données personnelles et la base juridique pertinente sur laquelle nous nous appuyons pour ce traitement. Pour certaines activités de traitement, nous considérons que plus d’une base juridique peut être pertinente, en fonction des circonstances.

3. Divulgation à des tiers

Au sein de CoStar Group

• Nous faisons partie du groupe de sociétés CoStar Group. Par conséquent, nous pouvons être amenés à partager vos données personnelles avec d’autres sociétés au sein de CoStar Group, ce qui inclut les entités qui exploitent les marques indiquées sur la page https://www.costargroup.com/about-us/brands. Nous partagerons vos données personnelles à des fins générales de gestion et de planification de nos activités et de notre personnel, pour des autorisations/approbations avec les décideurs concernés, dans des rapports de filiale et lorsque les systèmes et les services sont fournis de manière partagée. Lorsque cela est pertinent et approprié, nous partagerons vos données personnelles avec d’autres sociétés de CoStar Group pour des postes similaires.
• Les droits d’accès entre les membres de CoStar Group sont limités et accordés uniquement sur la base du besoin de savoir, selon les fonctions et les postes.
• Si une société quelconque de CoStar Group traite vos données personnelles en notre nom (en tant que sous-traitant), nous veillerons à ce qu’elle dispose de normes de sécurité appropriées en place afin de garantir la protection de vos données personnelles et nous conclurons avec elle un contrat écrit lui imposant des normes de sécurité appropriées.
  À l’extérieur de CoStar Group
• Nous partagerons vos données personnelles avec les catégories de tiers suivantes :
  • afin de nous conformer à une obligation légale ou réglementaire, d’exécuter un contrat ou de protéger les droits, les biens ou la sécurité de nos employés, de nos clients ou d’autres personnes : autorités légales et réglementaires, auditeurs, avocats et autres conseillers professionnels externes.
  • les sociétés qui nous fournissent des produits et des services, comme :
    • la gestion des salaires ;
    • les sociétés d’assurance, y compris celles qui fournissent des assurances de voyage ;
    • les services de ressources humaines, tels que Workday, et les organisations qui effectuent les contrôles obligatoires préalables à l’embauche ;
    • les agences de recrutement ;
    • les personnes que vous avez désignées pour vous fournir des références en matière d’emploi ;
    • les agences de voyages et les prestataires de transport ;
    • les fournisseurs et l’assistance en matière de systèmes de technologie de l’information, y compris l’archivage des courriers électroniques, les fournisseurs de télécommunications, les services de sauvegarde et de reprise après sinistre et les services de cybersécurité ; les fournisseurs de tests psychométriques et les autres fournisseurs externes, tels que les fournisseurs de stockage hors site et les fournisseurs de services cloud.
• Nous divulguerons également vos données personnelles à des tiers :
  • lorsqu’il est dans notre intérêt légitime de le faire pour gérer, développer et faire évoluer nos activités, par exemple :
    • si nous vendons ou si nous achetons une entreprise ou des actifs, nous pouvons divulguer vos données personnelles au vendeur ou à l’acheteur potentiel de cette entreprise ou de ces actifs ;
    • si CoStar ou la quasi-totalité de ses actifs sont acquis par un tiers, auquel cas les données personnelles que nous détenons feront partie des actifs transférés ;
  • si nous sommes tenus de divulguer ou de partager vos données personnelles pour nous conformer à une obligation légale, à une demande légitime du gouvernement ou des autorités chargées de l’application de la loi et si cela s’avère nécessaire pour répondre à des exigences de sécurité nationale ou d’application de la loi, ou pour prévenir une activité illégale ;
  • pour faire respecter notre contrat avec vous, pour répondre à toute réclamation, pour protéger nos droits ou les droits d’un tiers, pour protéger la sécurité de toute personne ou pour prévenir toute activité illégale ; ou
  • pour protéger les droits, la propriété ou la sécurité de la Société et des autres sociétés de CoStar Group, de nos employés, de nos clients, de nos fournisseurs ou d’autres personnes.
  Limitations de l’utilisation des données personnelles par les destinataires
• Les tiers avec lesquels nous partageons vos données personnelles sont limités (par la loi et par contrat) dans leur capacité à les utiliser aux fins spécifiques que nous avons identifiées. Nous mettons en œuvre tout ce qui est en notre pouvoir pour nous assurer que les tiers avec lesquels nous partageons vos données personnelles sont soumis à des obligations en matière de confidentialité et de sécurité conformes à la présente politique de confidentialité et à la législation en vigueur.
• À l’exception des cas expressément détaillés ci-dessus, nous ne partagerons, ne vendrons, ni ne louerons jamais vos données personnelles à des tiers sans vous en avoir informé et/ou sans avoir obtenu votre consentement. Si vous avez donné votre consentement pour que nous utilisions vos données d’une certaine manière, mais que vous changez d’avis par la suite, vous devez nous contacter par écrit et nous cesserons de le faire.

4. Transfert des données personnelles

• Si l’une quelconque de nos activités de traitement exige que vos données personnelles soient transférées en dehors du Royaume-Uni ou de l’Espace économique européen, nous n’effectuerons ce transfert que si :
  • le pays vers lequel les données personnelles doivent être transférées assure un niveau de protection adéquat des données personnelles ;
  • nous avons mis en place des garanties appropriées pour protéger vos données personnelles, telles qu’un contrat approprié avec le destinataire ;
  • le transfert est nécessaire pour l’une des raisons indiquées dans la législation relative à la protection des données, telle que l’exécution d’un contrat entre nous et vous ; ou
  • vous consentez explicitement au transfert.

5. Conservation des données personnelles

• Nous recueillons et conservons des données personnelles sur les employés potentiels, les stagiaires potentiels et les candidats à un poste d’employé ou de stagiaire à des fins opérationnelles légitimes, telles que le traitement des salaires, la collecte de CV en vue de pourvoir des postes vacants.
• Nous conservons vos données personnelles pour une durée n’excédant pas celle que nous estimons nécessaire aux fins pour lesquelles les données personnelles sont utilisées ou autrement traitées. La durée pendant laquelle nous conservons les données personnelles dépend des fins pour lesquelles elles sont recueillies et utilisées et/ou des exigences imposées par la législation en vigueur.

6. Vos droits

• Vous disposez de certains droits concernant vos données personnelles, qui sont énoncés à l’Annexe 3. Si vous souhaitez obtenir plus d’informations sur ces droits ou exercer l’un d’entre eux, veuillez contacter votre représentant local des ressources humaines ou la personne de contact pour le recrutement.
• Nous examinerons toutes les demandes et nous fournirons une réponse dans un délai raisonnable (et, en tout état de cause, dans le délai prévu par la loi). Veuillez noter que certaines données personnelles peuvent être exclues de ces demandes dans certaines circonstances.
• Si une telle exclusion s’applique, nous vous en informerons lorsque nous répondrons à votre demande. Nous pouvons être amenés à vous demander de nous fournir les informations nécessaires pour confirmer votre identité avant de répondre à la demande que vous nous adressez.
• Si vous avez des questions ou des inquiétudes concernant l’utilisation que nous faisons de vos données personnelles, ou concernant l’exercice des droits énoncés ci-dessus, veuillez contacter votre représentant des ressources humaines ou la personne de contact pour le recrutement.

7. Sécurité

• Nous prendrons des mesures spécifiques (comme l’exige la législation en vigueur en matière de protection des données) pour protéger vos données personnelles contre le traitement illégal ou non autorisé ainsi que la perte, la destruction ou les dommages accidentels.

8. Sites web de tiers

• Vous pouvez, occasionnellement, au cours de votre processus de candidature, accéder à des liens ou à d’autres sites web exploités par des tiers (p. ex., des fournisseurs de formation, des sources d’actualités et bulletins d’informations sur le secteur). Veuillez noter que la présente politique de confidentialité ne s’applique qu’aux données personnelles que nous (ou des tiers agissant en notre nom ou au nom des sociétés du groupe CoStar Group) recueillons auprès de vous ou vous concernant, et que nous ne saurions être tenus pour responsables des données personnelles recueillies et stockées par des tiers. Les sites web de tiers disposent de leurs propres conditions générales et politiques de confidentialité, et vous devez les lire attentivement avant d’y soumettre des données personnelles. Nous n’endossons ni n’acceptons aucune responsabilité quant au contenu des sites web de ces tiers ou aux conditions ou politiques de ces derniers.

9. Modifications de notre politique de confidentialité

• La présente politique de confidentialité ne constitue pas un contrat de travail ni une partie du contrat de travail d’un employé ou d’un stagiaire, et nous pouvons la modifier occasionnellement à notre seule discrétion. Toute modification que nous apporterons à l’avenir à notre politique de confidentialité sera publiée sur cette page et, le cas échéant, vous sera notifiée par courrier électronique. Veuillez consulter régulièrement notre site pour prendre connaissance des éventuelles mises à jour ou modifications apportées à notre Politique de confidentialité.

10. Questions supplémentaires ou dépôt de réclamation

• Pour toute question ou réclamation concernant la collecte, l’utilisation ou la conservation de vos données personnelles, ou si vous souhaitez exercer l’un de vos droits en rapport avec vos données personnelles, veuillez contacter votre représentant local des ressources humaines ou le délégué à la protection des données de la Société à l’adresse suivante : CoStarPrivacy1@costar.com. Nous examinerons toute réclamation ou tout litige concernant l’utilisation ou la divulgation de vos données personnelles et nous nous efforcerons d’y remédier.
• Vous pouvez également déposer une réclamation auprès de votre locale de protection des données dans le pays où nous sommes basés ou dans lequel nous réalisons le suivi de votre comportement. Si vous ne savez pas quelle autorité de protection des données contacter, veuillez vous adresser à votre représentant local des ressources humaines, qui vous conseillera. Vous trouverez également une liste des coordonnées de toutes les autorités de contrôle de l’UE sur : https://edpb.europa.eu/about-edpb/about-edpb/members_fr. L’autorité de contrôle en France est la CNIL, qui peut être contactée via https://www.cnil.fr/en/contact-cnil ou par téléphone au 01 53 73 22 22. Vous pouvez également saisir les tribunaux locaux si vous estimez que vos droits n’ont pas été respectés.